ビジネスメールの書き方のポイント4選

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■はじめに

皆さんは新卒社会人になった時、会社の新人研修でメールの書き方研修はありましたか?
私の一社目はサービス業だったため、ビジネスメールのマナー等の研修は経験しなかったので、転職して初めてのオフィスワークではメール1通送るのも緊張しました。
今はプライベートでもLINE連絡がほとんどで、メールを送るという機会が少なくなっている気がします。
イマイチ書き方が分からない方のために、改めてビジネスメールの書き方のポイントを押さえていきましょう。

■ちょっとしたことだけど重要な宛先の注意点

メールを入力する時にまず最初に宛先の欄が出てきますよね。順番に宛先→題名→本文の順番で入力してしまいがちですが、本文の入力が出来てから宛先を入れると良いです。
先に宛先を入れてしまうと、誤って途中で送信してしまうことがあるからです。
誰でもやってしまったことはあると思いますし、実は私も経験があります。
更に気を付けるべきなのは送信先入れる際の確認です。送信した相手がよくお付き合いのある相手だったりすると、スルーしてくれちゃうこともあるかもしれませんが、それに甘えてはいけません。
もし間違って個人情報を含むものを送ってしまったら会社規模で大問題に発展する可能性もあるのです。
仕事でメールを送る相手はたくさんいると思いますので、同時進行であれこれ対応していると、混同してしまうこともあります。
一つ一つ小さなことかもしれませんが、忙しい時など、意外とこういう間違いが起こってしまうものですから確認は怠らないようにしましょう。

■件名・本文では読みやすい文章を!

件名と本文では、相手にとって分かりやすさを意識しましょう。
ビジネスマンは1日に社内社外様々なメールの何十や何百といったメールを処理する人もいます。
忙しい時は優先順位を付けて対応することが必須ですから、一目でどんな内容のメールなのかが分かるようにすることが相手へ親切です。
重要な件や期日が迫っている件であれば【】などで「【重要】○○の件」と強調するのも良いです。

件名の次は本文です。
要件が複数ある時、まとめて記載して送ってしまいたい気はしますが、基本的に1メールにつき1用件で送るようにしましょう。

話が伝わりづらくなってしまいますし、相手も返信する際に、確認回答が漏れてしまうことに繋がるからです。そうなってしまうと、案件の進行を止めてしまうことになります。
スムーズに行うためには「1メールにつき1用件」を心がけましょう。

■返信・転送にもルールがあるんです

返信は、相手がCC・BCCに入れていることもあるので「全員へ返信」で送るようにしましょう。CC や BCC で情報の共有を求められている人たちがいるかもしれないからです。
もし内容がCCに入っている人にとって必要無さそうであれば、宛先から抜くのは問題ないでしょう。

また、転送する際は、転送する本文の書き換えはNGですが、何も追記をせずに転送するのは不親切です。
目的など、受け取った人がどうすれば良いのかわかるよう一言記載しましょう。

例えば私が経験したのは、何通かやり取りがされているメールで「この件対応お願いします」と急にメールが送られてきて、話が読めず最初から履歴を見返して状況を把握するところから行わなければならないことがありました。
その時間はロス時間でしたので、経緯や話の流れの要約など短く簡潔にまとめて記載してあげることも大切です。

■一工夫で好印象のメールに変身!

最後に一文添えるだけでかなり好印象なメール文になるんです。
「早速にお返事を頂き、ありがとうございました」や「ご不明な点があればお気軽にご連絡ください」などが入るだけで、かなり感じの良い印象になります。
相手の対応も丁寧に返ってきたり、案件をスムーズに進めるうえでもメリットがあるので、是非、気遣いの一文も添えてみてくださいね。


 

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