新人営業マン必見!営業の基本はアポイントを取る事から!

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社会人になりますと、他の会社へ訪問することがあるかと思います。
そして、ビジネスにおいて訪問する前にアポイントメントを取るのはマナーですね。
相手の都合を考えずに突然訪問してしまうと貴重な時間を割かせなければなりません。
先方の都合もありますから、このような行為は大変失礼になります。
今回はこのアポイントメントの取り方についてお伝えしたいと思います。

■アポイントを取る前の準備

アポを取る前にこちらは事前に準備しておいたほうが良いものがいくつかあります。

(1)担当者の名前

担当者の名前も役職名だけでなく、最低限苗字は把握しておくと良いですね。
例えば、ただ社長様と伝えるのではなく、名前を付け加えることで受けた方が「社長と知り合いの人かな」と思うわけです。
そうするとこのアポを疎かにしなくなります。

(2)訪問希望時間

こちらでいつ訪問できるかリストアップしておきましょう。
言われてから大丈夫かどうかばたばたと確認するのではなく、スムーズに応えることができるように準備しておくのも大切です。

(3)地図、メモ、スケジュール帳

他にもメモ帳や筆記用具、スケジュール帳などを用意しておきましょう。
パソコンやスマホを見ながら電話できるのであれば、アプリなど開いておくと良いです。
地図や路線図なんかもあると便利かもしれませんね。

■アポイントを取る流れ

まずは、自分から名乗り、挨拶することが大切です。
自分の名前を名乗る際、苗字だけでなく、フルネームで名乗ると相手により好感を持ってもらえますので、できるだけフルネームで。
もちろん、自社名や自分の名前を名乗る際、はっきりと伝えましょう。
もごもごしゃべっては相手に不信感を持たれかねません。
用件がある人の名前を言い、取り次いでもらいましょう。
本人とつながりましたら、改めて自社名と名前を伝えます。
その後、本題を手短に伝えましょう。
要領の悪い長電話はビジネス電話においてNGです。
気を付けましょう。
電話を切る前も目的や時間などを確認するようにしましょう。
ここも手短に済ませられると良いですね。

■どうすればいいかわからないとき

例えば、「折り返す」と言われたがなかなか電話がかかってこない時ってあるかと思います。
そういう場合ってあまりこちらから電話を再度かけたくないもの。
もし相手が会議中などである場合は2時間くらい待ってみましょう。
それ以上待つ場合でしたら、「たびたび申し訳ございませんが・・・」と、もう一度かけてみるのもありですね。
催促している感じがするのであまり気が進まないかと思いますが、こういった場合は仕方ないこともありますね。
また、電波などで途中で電話が切れてしまうケースもあるかと思います。
その場合は基本的に電話をかけた側がかけ直します。
携帯電話の場合、電波などの状況次第で切れてしまうこともありますので、重要な要件は避けたほうが良いかもしれませんね。

■まとめ

突然のアポなしによる訪問は、相手が外出中でいなかったり、迷惑と思われてしまうことだってあります。
お互いが心地いい打ち合わせをするためにもアポイントメントを取るのは重要だと思います。
手短に用件を伝え、まとまった話を打ち合わせにすれば良いのです。
このアポ取りもビジネスマナーのひとつといえるでしょう。

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