バカ売れ営業マン直伝!スケジュール管理3つの極意

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■はじめに

多忙な毎日を過ごす私たちにとって、日々のスケジュール管理は大切ですよね。
スケジュール管理が上手くいっていないと、無理に予定を詰め込みすぎて、せっかくのご飯のお誘いをキャンセルすることになってしまうことも。
今回は、スケジュールの立て方のポイントについて、順を追って3つ、ご紹介します。

■ 優先順位を決める

スケジュールを立てるうえでまず大切なことは優先順位をつけることです。
まず、現時点で決まっている予定を全て書き出します。
少し大変に思うかもしれませんが、自分がどれくらいの予定を持っているのかを把握することを含めて、一覧にしていきます。
次に、書き出した予定の優先順位を決めていきます。
優先順位を決めるのは、気の赴くまま、なんとなく頭に浮かんだ予定から済ませていくようなやり方をしていると、締め切り間近になって、やらなければいけなかったことを思い出したり、時間のかかることをどんどん後回しにしたりして、大変な思いをすることにもなりかねないからです。
優先順位の決め方ですが、逆算して決めていくとスムーズにいくでしょう。
例えば、1年、1ヶ月、1週間、1日、のように、全体像を考えてから、細分化していきましょう。

■ 締め切りを決める

全ての予定を書き出し、優先順位を決めたら、次はそれぞれの予定の締め切りを考えていきます。
予定の中には、締め切りが決まっている物もあれば、特に決まっていない物、様々だと思いますが、決まっていない物も自分で締め切りを決めてしまいましょう。
例えば、「これを終わらせないと、あの人の仕事が進まないな。」というものは早めに締め切りを決めます。
また、「これは10日前後が締め切りになっているけれど、早めに終わらせておこう。」など、締め切りがあるものは、その1日前には終わらせる予定を組み、余裕を持っておくことが大事です。
もし、突発的な予定が入ったとしても、余裕をもって予定を組んでいれば、落ち着いて対応することができますからね。
優先順位が低く、締め切りもなくて良いような事は、組んだ予定の合間でしていきましょう。

■  毎日スケジュールを見直す

1日が終わったら、スケジュールを見直します。
予定を立てるときには、理想的な予定を立ててしまいがちです。
だから、実際にやり始めてみると、調べ物があったりして「思っていたよりも時間がかかってしまいそう…」ということも発生してくると思います。
そんなときの為に、余裕を持ったスケジュールの組み方をしているので、微調整をしてスケジュールを組み直し、追加の時間を確保することもできますね。
かといってあまりにも余裕をもたせ過ぎるとダラダラと進めてしまうので、ある程度「これは調べ物に何分かかる」などが分かってきたら定期的にスケジュールの見直しを行いましょう。
スケジュールの見直しを毎日していくと、このズレもだんだんと減っていくと思います。

■  まとめ

今回は、スケジュールの組み方について、3つのポイントをご紹介しました。

  1. 全ての予定を書き出し、優先順位を決める。
  2. 締め切りを決める。
  3. 毎日スケジュールを見直す。

この3つを意識して、上手にスケジュールを組んで、無理なく余裕を持った毎日を過ごしていきましょう。

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