10時間の削減で作業効率アップ!名刺の管理方法

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■はじめに

皆さんは名刺の管理は上手く出来ているでしょうか?
日々増えていく名刺ですから、忙しい中でいかに短時間で整理できるかは重要ですよね。
営業職の男性を対象にしたある調査によると、1人が1年間で貰う名刺は平均で1173枚、名刺探しや管理に費やす平均時間は年間で10時間にもなるそうです。もしかしたらこの時間で営業に行って1件成約になるかもしれないと考えると、なかなか勿体ない時間ですよね。
今はデジタルで管理できるようにもなりましたが、自分に合う管理方法で整理していきましょう。

■名刺をもらったらまず行うことは?

名刺をもらったら、日付・場所・相手の特徴など、次回自分が見た時に思い出せるように情報を書き込みましょう。そうすれば期間が開いてしまっていても、何となく顔を思い出すことが出来たりしますし、相手にも好印象となります。
情報を書き込んだら、3種類に分けておくことをお勧めします。「すぐ利用することが分かっている名刺」「すぐの利用は無いが保存しておきたい名刺」「利用する見込みがない名刺」です。
そうすれば、すべての中から探し出さなくても、3分の1の中から探せばいいので見つけやすくなります。

■仕分け方を選ぶ

名刺をもらう取引先が比較的固定されている人には、50音順や業種・業界別に分類するほうがおすすめです。この場合、名刺ケースや回転式の名刺ホルダーに入れる方が、あとからもらった名刺も途中に入れていくことができて、順番も入れ替えやすいため、効率がいいです。
また、プロジェクトごとに仕事を進めていて最近会った人と特に連絡を取り合うことの多い人は、系列で分類するのがおすすめです。この場合は、ノート型の名刺ホルダーや名刺ファイルであれば、直近で出会った人の名刺がどこにあるか分かりやすいですよ。
私の場合は取引先がある程度固定されている方で、関わるタイミングもバラバラなため50音順で管理しています。何となく自分が管理しやすい方法としか認識していませんでしたが、名刺をもらう取引先との関わり方によって適した仕訳方があるんですね。

■名刺を定期的に捨てる事も大事

名刺管理で何が大変かというとやはり「量」です。例えば、部屋の片付けが上手く出来ない人の共通点の一つに「物が捨てられない」ことが挙げられますが、名刺管理にもそのまま当てはまります。
最初の方でお伝えしていた、3つに分類する時の「利用する見込みがない名刺」が不要と判断した名刺でもありますので、「とりあえず取っておく」といった考えを止めて捨てることも名刺管理の大切な極意です。すぐに捨ててしまうのが不安であれば期間を決めて、その期間が過ぎても使わなかったら捨てるなど決めておくと良いでしょう。

■ビジネスチャンスのさらなる可能性に繋がる?

名刺は個人が一人で仕事をする上での大きな資産ですが、それと同時に企業としても上手く集積すれば大きな財産となります。
名刺を個人ではなく会社で管理することを志向する企業が今後は増えるかもしれません。
それには管理・共有のしやすさからデジタル化が必須となってくるでしょう。

単純作業レベルの意識で取り組んでいた名刺管理が、実は大きなビジネスチャンスや成果につながる可能性もあるので、是非一度管理の仕方を見直してみてください。

 

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