アポイント

新人営業マン必見!営業の基本はアポイントを取る事から!

社会人になりますと、他の会社へ訪問することがあるかと思います。
そして、ビジネスにおいて訪問する前にアポイントメントを取るのはマナーですね。
相手の都合を考えずに突然訪問してしまうと貴重な時間を割かせなければなりません。
先方の都合もありますから、このような行為は大変失礼になります。
今回はこのアポイントメントの取り方についてお伝えしたいと思います。

■アポイントを取る前の準備

アポを取る前にこちらは事前に準備しておいたほうが良いものがいくつかあります。

(1)担当者の名前

担当者の名前も役職名だけでなく、最低限苗字は把握しておくと良いですね。
例えば、ただ社長様と伝えるのではなく、名前を付け加えることで受けた方が「社長と知り合いの人かな」と思うわけです。
そうするとこのアポを疎かにしなくなります。

(2)訪問希望時間

こちらでいつ訪問できるかリストアップしておきましょう。
言われてから大丈夫かどうかばたばたと確認するのではなく、スムーズに応えることができるように準備しておくのも大切です。

(3)地図、メモ、スケジュール帳

他にもメモ帳や筆記用具、スケジュール帳などを用意しておきましょう。
パソコンやスマホを見ながら電話できるのであれば、アプリなど開いておくと良いです。
地図や路線図なんかもあると便利かもしれませんね。

■アポイントを取る流れ

まずは、自分から名乗り、挨拶することが大切です。
自分の名前を名乗る際、苗字だけでなく、フルネームで名乗ると相手により好感を持ってもらえますので、できるだけフルネームで。
もちろん、自社名や自分の名前を名乗る際、はっきりと伝えましょう。
もごもごしゃべっては相手に不信感を持たれかねません。
用件がある人の名前を言い、取り次いでもらいましょう。
本人とつながりましたら、改めて自社名と名前を伝えます。
その後、本題を手短に伝えましょう。
要領の悪い長電話はビジネス電話においてNGです。
気を付けましょう。
電話を切る前も目的や時間などを確認するようにしましょう。
ここも手短に済ませられると良いですね。

■どうすればいいかわからないとき

例えば、「折り返す」と言われたがなかなか電話がかかってこない時ってあるかと思います。
そういう場合ってあまりこちらから電話を再度かけたくないもの。
もし相手が会議中などである場合は2時間くらい待ってみましょう。
それ以上待つ場合でしたら、「たびたび申し訳ございませんが・・・」と、もう一度かけてみるのもありですね。
催促している感じがするのであまり気が進まないかと思いますが、こういった場合は仕方ないこともありますね。
また、電波などで途中で電話が切れてしまうケースもあるかと思います。
その場合は基本的に電話をかけた側がかけ直します。
携帯電話の場合、電波などの状況次第で切れてしまうこともありますので、重要な要件は避けたほうが良いかもしれませんね。

■まとめ

突然のアポなしによる訪問は、相手が外出中でいなかったり、迷惑と思われてしまうことだってあります。
お互いが心地いい打ち合わせをするためにもアポイントメントを取るのは重要だと思います。
手短に用件を伝え、まとまった話を打ち合わせにすれば良いのです。
このアポ取りもビジネスマナーのひとつといえるでしょう。

たった2つのポイント!初対面を上手に乗り切る方法

■はじめに

初対面って、本当に緊張しますよね?
人に会うことが仕事だとしても、やっぱり初めて会う人と接するには気を遣うし、会う前からドキドキですね。
婚活パーティなどに参加すると、とっても自然に初対面の人に話しかけたり、まるで前からの知り合いのように振る舞える人を見かけますが、本当にすごいなと思います。
そう、初対面を上手に乗り切る方法を知るまでの私は、正直挨拶もできないほどのヘタレでした。
そんな私が苦手な初対面を克服した方法を共有します。

■初対面で感じがいいなと思う人の特徴

そもそも、あなたが初対面から『この人いい人そうだな』と感じるのはどんな人でしょうか?
私が周りのビジネスマン48人に独自にリサーチしたところ、上位に挙がったのが下記です。

  • 堂々としていて清潔感がある
  • 笑顔が素敵
  • 会話がスムーズで次回の約束までサラッと決まった
  • 話し方にも興味を惹かれた

いかがでしょうか?
要するにこういう人になれれば良さそうですね。
しかしこういう方たちってどうしてそんなに堂々としていられるのか、考えたことはありますか?
苦手な初対面は、たった2つのポイントを押さえるだけで一気に克服に近づくことができるんですよ^^

■自分に自信を持つ

まずは、自分に自信を持つことです!
はい、いきなりこんなことを言うと『それが出来たら苦労しない!』とクレームが来かねないですが、落ち着いてください。
ちゃんと説明します。
自分に自信満々で、誰にでも何でも言えちゃうという人はあまり多くないと思います。
でも、それだけ自信に溢れ堂々としていられたら、とりあえず初対面を乗り切るくらい何てことなさそうだと思いませんか?
今から突然自信満々まで行かずとも、一定以上の自信を常に自分に備えていることがポイントです。
では、どのようにして自信をつけるのか・・・
一番大切なのは“当たり前のことを当たり前にする”ということです。
人とお会いするまでの準備や心構えはきちんとできていますか?

  • 清潔感のある身だしなみ(挨拶の準備)
  • 相手のお話を伺おうとする素直な心(受け入れる準備)
  • 相手にお伝えする内容や資料(伝える準備)

これらが整い、毎回一定の落ち着きと自信を持ってアポイントに臨めれば、初対面だろうが目上だろうが関係ないくらいに堂々と振舞うことができます。

■自己紹介テンプレート

初めましてのアポイントって、どのようにしていますか?
ご挨拶をして自己紹介をしてプレゼンが始まって・・・・はい、ストップ。
もしかして、相手がひとしきりしゃべって、いきなり『この商品(ビジネス)に興味ありますか?』となっていることも少なくないのでは?
ここでもし、あなたがこのアポイントをリードすることが出来たなら・・・
リードする最大のポイントは、まず挨拶を大きい声ですることです。
そしてサラッと自己紹介をしてしまうこと。
おどおどしながら『初めまして・・・』では、相手に気圧されてしまいます。
『こんにちは!今日はお時間をいただきありがとうございます!
 小林です!小さい林と書きますが、80キロあります!
 学生時代は見た目通りラグビーをしていました。
 本日は弊社のシステムを活用して御社のお力になれればと思っております。』
みたいな感じで、一気に行きましょう。
自己紹介でマゴマゴしてしまうと、せっかくの元気の良い挨拶の勢いも消されてしまいますから、自己紹介テンプレートを持っておくと良いですね。

《基本の自己紹介》

  • お名前
  • お仕事
  • 自分を印象付けるポイント
  • 今回の目的

ご自分のこと、一度書き出してみて、インパクトのある自己紹介テンプレートを作ってみてください^^

■まとめ

いかがでしょうか?
初対面の苦手克服は、何か特別なことをする必要はなく、しっかりとアポイントの準備をすることが大切ということです。
当たり前のことを当たり前にするって、意外と難しかったりするんですよね。
まずは、アポイント前のチェックリストなどを作成するのもおすすめです。
昔、小学校の頃など翌日の準備が出来ているか、チェック表がありましたよね。
毎日歯磨きをするように当たり前の習慣が身につくまでは、そういった対策もデキるビジネスマンへの第一歩となります。

今日も笑顔でいってらっしゃい!