スケジュール

バカ売れ営業マン直伝!スケジュール管理3つの極意

■はじめに

多忙な毎日を過ごす私たちにとって、日々のスケジュール管理は大切ですよね。
スケジュール管理が上手くいっていないと、無理に予定を詰め込みすぎて、せっかくのご飯のお誘いをキャンセルすることになってしまうことも。
今回は、スケジュールの立て方のポイントについて、順を追って3つ、ご紹介します。

■ 優先順位を決める

スケジュールを立てるうえでまず大切なことは優先順位をつけることです。
まず、現時点で決まっている予定を全て書き出します。
少し大変に思うかもしれませんが、自分がどれくらいの予定を持っているのかを把握することを含めて、一覧にしていきます。
次に、書き出した予定の優先順位を決めていきます。
優先順位を決めるのは、気の赴くまま、なんとなく頭に浮かんだ予定から済ませていくようなやり方をしていると、締め切り間近になって、やらなければいけなかったことを思い出したり、時間のかかることをどんどん後回しにしたりして、大変な思いをすることにもなりかねないからです。
優先順位の決め方ですが、逆算して決めていくとスムーズにいくでしょう。
例えば、1年、1ヶ月、1週間、1日、のように、全体像を考えてから、細分化していきましょう。

■ 締め切りを決める

全ての予定を書き出し、優先順位を決めたら、次はそれぞれの予定の締め切りを考えていきます。
予定の中には、締め切りが決まっている物もあれば、特に決まっていない物、様々だと思いますが、決まっていない物も自分で締め切りを決めてしまいましょう。
例えば、「これを終わらせないと、あの人の仕事が進まないな。」というものは早めに締め切りを決めます。
また、「これは10日前後が締め切りになっているけれど、早めに終わらせておこう。」など、締め切りがあるものは、その1日前には終わらせる予定を組み、余裕を持っておくことが大事です。
もし、突発的な予定が入ったとしても、余裕をもって予定を組んでいれば、落ち着いて対応することができますからね。
優先順位が低く、締め切りもなくて良いような事は、組んだ予定の合間でしていきましょう。

■  毎日スケジュールを見直す

1日が終わったら、スケジュールを見直します。
予定を立てるときには、理想的な予定を立ててしまいがちです。
だから、実際にやり始めてみると、調べ物があったりして「思っていたよりも時間がかかってしまいそう…」ということも発生してくると思います。
そんなときの為に、余裕を持ったスケジュールの組み方をしているので、微調整をしてスケジュールを組み直し、追加の時間を確保することもできますね。
かといってあまりにも余裕をもたせ過ぎるとダラダラと進めてしまうので、ある程度「これは調べ物に何分かかる」などが分かってきたら定期的にスケジュールの見直しを行いましょう。
スケジュールの見直しを毎日していくと、このズレもだんだんと減っていくと思います。

■  まとめ

今回は、スケジュールの組み方について、3つのポイントをご紹介しました。

  1. 全ての予定を書き出し、優先順位を決める。
  2. 締め切りを決める。
  3. 毎日スケジュールを見直す。

この3つを意識して、上手にスケジュールを組んで、無理なく余裕を持った毎日を過ごしていきましょう。

94%のお悩みが解決!仕事がデキる人に変わる手帳の使い方

■はじめに

皆さんは手帳をどのように使っていますか?
手帳は様々な種類がありますから、私は毎回買い替える時に迷ってしまいます。
そして購入すると毎度のことですが、今年の目標などやもっと長期間での計画なども何となく書いてみたりして手帳を上手く使いこなそうと張り切るのですが、意外とそんなに手帳に書き込む事がなく、日が経ってしまうとそれっきりになってしまったりを繰り返しております。
今回は仕事が出来る人がどんな手帳の使い方をしているなかをまとめてみます。

■自由に書きこむことで「観たくなる手帳」にしよう!

手帳は予定を管理するために書くのに、「手帳に書き込む時間」をそもそも予定に入れるという現象が起きます。
これでは長続きしません。
習慣化するコツは「手帳をつける時間を決めない」「開きたい時に開く」ことです。
また手帳は常に持ち歩くようにしましょう。
持ち歩くからにはファッション感覚で気持ちが上がるようなオシャレなものや可愛いものを選ぶようにすると、自然と手帳を開く習慣も付いてきます。

私の場合は中身が無地のシンプルなものを選び、シールを張ったりマーカーで色を付けたりし、自分だけのオリジナル手帳にして楽しんでます。
手帳のルールは無いので好きなことを書き込んでも貼っても良いのです。
無印良品のマンスリーノートは表紙も中身も、とにかくシンプルなので自分でアレンジしたい人は探してみてください。

■何をどんなふうに書き込む?

色ペンやマーカーペンで重要な予定を目立たせたりも良いです。
資格の勉強などであれば、勉強内容や範囲を決めて書いておくなども良いでしょう。
予定が変更になってしまってその日に対応できなくなってしまったとしても、事前に勉強を進める内容も書いておけば、勉強範囲を調整しやすいので、予定を立て直すことが出来るからです。

あとは、体調管理をしたい人は、毎日食べたものをメモするのも良いでしょう。
後々見返してみた時に、食生活と照らし合わせて体調の変化を把握することが出来るため、どんな時に調子が良いのか自分の傾向が分かり、管理がしやすくなります。

多忙な人は時間ごとに細かく予定を書き込めるようなタイプの「バーチカル」「レフト式」手帳がお勧めです(方眼タイプも細かく書きやすいです)。
時間を細かい単位で把握することが出来れば、空き時間も明確になり、無駄に時間が流れることなく有効に時間活用しやすくなります。
予定の時間を優先順位に合わせて入れ替えることが出来るので、細かい単位で書き出してみてください。

アイディアを出すことが主な仕事の人は、1日1ページタイプの手帳であれば、十分なメモスペースがあるので、その日に考えたことや思いついたことを書き込んでおくことが出来ます。

■手帳を活用して願望を達成

自分がどんな人になりたいのか、どんなものを持ちたいのか、そのために誰と会いたいのか、どういう人と会うべきなのかを明確にしてみましょう。
また最初にも言いましたが、手帳を自由なので、文字だけでなく目標をより鮮明にイメージ出来るように写真をコラージュしたり、絵をかいたりシールやペンでアレンジしてもいいのです。
手帳を見た時に思わずやる気が湧き上がってくるようなページを作ることも、モチベーションアップに繋がり効果的です。具体的に何をいつするのかを決め、一つ一つクリアしていきましょう!
そうすると自然と目標に近づいていきます!

■他にこんな手帳も!

月をまたぐ予定もひと目で分かるジャバラ式もあるんです!
あまり定番としては見かけませんが、紙の手帳とスマホの併用を考えたとき、詳細はスマホで管理し、紙では必要最小限の情報をメモ帳的に記録したいという人には良いアイテムです!

デキる社会人の第一歩!効率の良いビジネススケジュールの組み方

■はじめに

スケジュールもみなさんはどう組まれているでしょうか。
スケジュールを短期的に組まれていれば、長期的に組まれている人もいると思います。
どのくらいの期間で考えているかというよりかは、どう計画設定を立てているかにあると思います。
そこで今回私はスケジュールを組む際のおすすめのやり方を紹介します。
スケジュールを組むのが苦手な人などはぜひ参考にしてみてください。

■作業内容を書き出す

みなさんはスケジュールをどうしていますか。
頭の中に入れておいて整理する人はいるかと思います。
頭の中だけですと、なにか抜けてしまっていたり忘れていたりと不十分である可能性が出てきてしまうことがあります。
どれだけのスケジュール量か把握するのも確認しにくいでしょう。
なので、例えば、一か月単位で作業内容のすべてを書き出してみてはいかがでしょうか。
書き出すことによって頭の中が整理されていくうえに目でその量も確認することができます。
その中でも優先順位があるはずです。
締切日が迫っている仕事やすき間をみてできる仕事など分類できると思います。
ただ書き出すだけでなく、その中でも優先順位を決め、効率よくスケジュールをこなしていきたいですね。

■締切日を短く設定

作業するうえで締切日ってあるかと思います。
そこで一つの作業ごとに締切日を本来より短く設定してみましょう。
また、締切日がない作業もなかにはあるかと思います。
その場合は締切日を設定しましょう。
締切日を設定しないと後回しにしがちになっていきます。
これを防ぐためにも締切日は設定しておいた方が良いです。
だらだ作業をしても時間の無駄ですし、後回しにして溜まった作業を一気に無理して進めるのも体に良くないですからね。
締切日を短く設定して実行していくことが大切だと思います。

■すきまを作る

なんでもかんでもスケジュール通りにうまくいくとは限らないです。
急用が入ってしまったり、体調が芳しくない日など計画通りに進まないことがあるかと思います。
そこで重要になってくるのがこのすきま時間を作ることです。
このすきな時間を作っておくことによって、時間に余裕ができます。
いわゆるストックした時間になります。
臨機応変に動けてこそのスケジュール管理となります。
常に過密したスケジュールでは忙しい人になってしまい、そして余裕が感じられなくなっていきます。
すきま時間が作れない人はスケジュールを見つめなおすなど改善していくことをおすすめします。
作業の効率化を図るためにもこのすきま時間を作ったスケジュール管理をしていきましょう。

■最後におまけ

基本的には計画していたよりも前倒しで作業を進めていくよう心掛けていきましょう。
前倒しにすることによって生じるデメリットはないものです。
すきま時間を作るためにも常に前倒しの姿勢で作業に取り組むことが大切です。
まずはスケジュール管理から。
スケジュールをしっかり調整し充実した生活を送れるようにしていきましょう。